董事會成員和委員會:哪種結構最有效?

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董事會成員和委員會:哪種結構最有效?(Board Officers and Committees: What Structure Works Best?)

Source: Board Officers and Committees: What Structure Works Best?

英中參照閱讀: 董事會成員和委員會:哪種結構最有效? (若中文編譯與原英文不同,仍以英文原意為主)

筆者前言: 接續 “每個董事會/理監事成員應使用的6種治理工具” 的文章,以論述一個有果效董監事/理監事的治理,下設不同職責功能的委員會是非常重要的。尤其是在參予與應用 “白石永續發展社群雲 (KCE2ESG Community Cloud)” 雲端系統佈建與營運模式,任何一非營利與營利法人單位,更需藉此調整補強其所需要的工作項目,不管是委外,內置或是混合型的組織編置方式,例如: 傳統產銷人發財與資通科技等5+1六種組織管理功能,如何調整補強其功能制。 如此,任何已經與計劃參予白石時間銀行社群雲聯盟佈建與營運模式法人與自然人社會單位,如何藉由 KCE2CES, KCE2SG, toward KCE2ESG Community Cloud, 達到如此建模聯盟營運果效: 社會資源 —> 社區文化/社會/經濟資本 —> 社區時間銀行/共同生產力 —> 社區核心經濟 <—> 市場與政府經濟

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Board Officers and Committees: What Structure Works Best?
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選擇董事會成員,建立董事會委員會等

運作良好的董事會或受託人對於任何非營利組織的健康和可持續發展都是至關重要的。這是您需要了解的有關董事會官員和委員會的信息。董事會很有價值!

選擇董事會成員
最初的官員通常在第一次會議上由董事會選舉產生。大多數組織起初至少有四個官員職位:

  • 主席或總裁
  • 副主席或副總裁
  • 秘書
  • 司庫

官員的角色和術語應在您的組織章程或董事會政策中定義。

董事會主席或總裁
董事會主席監督董事會和組織高級管理團隊的工作。主席還與執行董事或首席執行官緊密合作,以確保執行董事會決議。其他職責包括:

  1. 任命所有委員會主席並推薦委員會成員
  2. 協助執行董事或首席執行官準備董事會會議議程
  3. 協助執行董事或首席執行官進行新的董事會成員入職培訓
  4. 協調執行董事或首席執行官的年度績效評估
  5. 與治理或提名委員會合作,以招募新的董事會成員
  6. 擔任組織的候補發言人
  7. 幫助董事會成員評估其績效
  8. 副主席或副總裁
  9. 副主席也是領導團隊的重要組成部分。副主席根據主席的要求執行特殊任務,並在必要時填寫董事會主席。

秘書
秘書出席所有董事會會議,並負責維護完整而準確的會議記錄。秘書還負責監督組織章程的遵守情況。

司庫
財務主管跟踪組織的財務狀況,通常擔任財務委員會主席。他(她)必須了解非營利組織的財務會計,並與執行董事或首席執行官合作,以確保及時向董事會提供適當的財務報告。司庫還審查年度審核並回答董事會成員有關審核的問題。

成立董事會委員會
董事會通過委員會完成其大部分工作,這些委員會負責執行董事會委託的工作,向董事會提出建議以進行討論和採取行動,並提高董事會的工作效率。

常見的常務委員會包括:

  • 治理委員會。該小組也稱為提名委員會,負責招募和指導新的董事會成員,並為整個董事會開發持續的教育機會。
  • 財務和/或審計與風險委員會。該小組審查組織的會計政策和內部財務控制。它還與該組織的審計公司合作,審查審計師的報告,並使董事會了解慈善機構面臨的主要風險以及應對風險的策略。
  • 執行委員會。該小組有權處理董事會全體會議之間出現的問題。它還制定了全董事會會議的議程。執行委員會的成員通常僅限於董事會成員和執行董事或首席執行官。

其他常務委員會可能包括:

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    籌款活動
  • 投資
  • 人員
  • 賠償
  • 營銷
  • 通訊技術
  • 計劃項目

考慮三委員會模型
由於擔心委員會會增加並且變得難以管理,因此一些非營利組織採用了僅由三個委員會組成的模型:

  1. 治理委員會。正如預期的那樣,該委員會招募新成員,進行指導,製作董事會材料並評估董事會本身的績效。
  2. 內部事務委員會。該小組處理與財務,投資,資本購置,人力資源和設施有關的所有內部和運營問題。
  3. 對外事務委員會。該小組負責所有外部問題,包括籌款,公共關係,出版物和市場營銷。
    該模型還允許建立一個執行委員會,該委員會由董事會主席和其他三個委員會的主席組成。

三委員會方法具有多種優勢。例如:

  • 每個董事會成員一次只需要在一個委員會中任職
  • 更少的委員會意味著更少的委員會會議,這意味著更少的員工工作量和對董事會成員的更少要求-以及更多的時間專注於任務而不是後勤工作(例如,安排,準備和管理會議)
  • 由於人數很少,並且直接與董事會領導聯繫,因此三個委員會的責任分工更加清晰
  • 可以圍繞三個委員會的報告來組織董事會會議,以加強其工作的重要性
    使用特設委員會
  • 董事會可以根據需要任命特設委員會,也稱為工作組。這些委員會與常設委員會有所不同,因為它們是有時間限制的。可以成立特設委員會來監督諸如資本運動之類的特定項目,或者招募新的執行董事或首席執行官。

Committee 選委員會成員
委員會的規模取決於董事會和組織的需求,以及對開展委員會工作需要多少人的常識性評估。

應根據其經驗,技能和興趣選出委員會成員。例如,具有會計背景的董事會成員很可能適合財務委員會。每位董事會成員應至少擔任一個委員會,但最好不超過兩個委員會或工作組。

董事會現任成員可以在委員會中任職。在美國,某些州還允許董事會委員會包括非董事會成員。例如,如果您所在州的法律允許,則執行委員會不僅可以包括兩名或以上董事,還可以包括首席執行官和首席財務官。

與董事會成員一樣,應向委員會和工作組書面說明其職責,指導方針和目標。董事會有責任定期評估每個委員會的運作方式。

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  8. Google Search “corporate governance with internal control,” to have some relevant web information, like those of “Corporate Governance with Internal Control System” at https://www.minebeamitsumi.com/english/corp/company/aboutus/governance/internal_control/